„Das große ERP-System? Zu teuer, zu komplex, zu sperrig.“
Stimmt. Systeme, die für Konzerne gebaut wurden, erschlagen einen Betrieb mit 3 bis 30 Leuten. Das spricht nicht gegen ein System, sondern gegen die falsche Größenklasse.
Für auftragsgetriebene & dokumentenlastige Betriebe
Ihr Betrieb braucht kein neues Tool. Er braucht ein System.
Wir ersetzen Excel-Tabellen, Dokumentenchaos und Insellösungen durch ein maßgeschneidertes digitales Betriebssystem - Projekte, Dokumente, Zeiten und Prozesse an einem Ort. Jede Information wird einmal erfasst und fließt überall hin.
Zehn Werkzeuge, zehn Dateninseln. Wir führen sie zu einer Datenbasis zusammen.
So sind die meisten Betriebe Ihrer Größe digital aufgestellt.
Ein Programm für die Buchhaltung, eines für Angebote, Termine im Kalender, Kommunikation über Outlook und WhatsApp, Dateien irgendwo zwischen Laufwerk und Cloud, dazu ein Stapel Excel-Tabellen. Fünf, zehn, fünfzehn Werkzeuge, und kein einziges weiß vom anderen. Das ist keine Digitalisierung, sondern ein Flickenteppich.
Sein Rückgrat ist ausgerechnet Excel, eine Tabelle, die nie dafür gebaut wurde, ein Unternehmen zu tragen. Eine überschriebene Zelle, und Sie rechnen tagelang mit falschen Zahlen.
Und weil kein Tool vom anderen weiß, tippen Sie jede Information mehrfach: Vier Mal dieselbe Adresse, vier Gelegenheiten für einen Fehler.
Und dann die Dokumente: Angebot, Bericht, Rechnung, jedes von Hand. Vorlage öffnen, Daten aus mehreren Quellen zusammensuchen, eintippen, als PDF exportieren, per Mail verschicken, im richtigen Ordner ablegen. Dieselbe Kette bei jedem Vorgang. Handarbeit, die niemand bezahlt.
Und überall heißt es, man müsse sich „jetzt mit KI beschäftigen“. Nur: Auf einem Flickenteppich unverbundener Tools richtet KI wenig aus; ihr fehlt das Fundament. So kostet genau dieser Flickenteppich Tag für Tag die Zeit, die Sie zum Ändern bräuchten.
| A | B | C | D | |
| 1 | position | menge | ek | summe |
| 2 | Material A | 120 | 1.240,0012,40 | 148.8001.488 |
| 3 | Material B | 85 | 980,00 | 83.300 |
| 4 | Montage | 64 | 95,00 | 6.080 |
| 5 | Summe | 238.18090.868 |
− 147.312 €. Keine Warnung, keiner merkt's.
4× dieselbe Adresse erfasst ·
1× abweichend
angebotsprogrammMühlenweg 14, 90522 Feucht
buchhaltungMühlenweg 14, 90522 Feucht
excel-listeMühlenweg 14, 90522 Feucht
≠notizenMühlenweg 41,
90522 Feucht
Ein Angebot erstellen, von Hand
0 Min3 Min7 Min9 Min10 Min13 Min15 Min verloren
Angebot
Vorlage
öffnen+3 Min
öffnen+3 Min
Daten
suchen+4 Min
suchen+4 Min
abtippen+2 Min
PDF
export+1 Min
export+1 Min
Mail
senden+3 Min
senden+3 Min
ablegen+2 Min
1 / 6Word-Vorlage öffnen
2 / 6Daten aus CRM, Excel und Mail
zusammensuchen
3 / 6alles von Hand in die Vorlage abtippen
4 / 6als PDF exportieren
5 / 6Mail öffnen, anhängen, senden
6 / 6von Hand im richtigen Ordner ablegen
15 Min für EIN Dokument. Und gleich das nächste.
Dieselbe Kette, 100-mal im Monat. Stunden, die niemand bezahlt.
Warum bisher nichts gepasst hat.
Es liegt nicht daran, dass Ihr Betrieb zu individuell ist. Vermutlich haben Sie längst etwas versucht, vielleicht alle drei Wege:
„Das Branchentool? Nach drei Wochen wieder deinstalliert.“
Auch das stimmt. Standardsoftware passt nie exakt; Ihr Betrieb quetscht sich ins Tool statt umgekehrt. Genau deshalb baut man maßgeschneidert, nicht von der Stange.
„Dann eben ChatGPT abonniert, das ist doch Digitalisierung.“
Ein Chatfenster ist kein System. Es kennt Ihren Betrieb nicht und es halluziniert: überzeugend, selbstbewusst und sachlich falsch. Sie merken es erst, wenn es längst in Ihrem Angebot oder Bericht beim Kunden steht.
Es ist kein Software-Problem. Es ist ein Prozess-Problem.
Von der Stange finden Sie nie etwas, das Ihren Betrieb exakt abbildet; das stimmt, und das ist auch gar nicht möglich. Aber daraus zu schließen, es gäbe für Sie keine Lösung, ist der Denkfehler. Der Grund, warum nichts passt, liegt nicht am Markt: Sie suchen ein Werkzeug für einen Prozess, der nirgends beschrieben ist.
Wer macht was, wann, womit, in welcher Reihenfolge? Das weiß im Betrieb selten jemand vollständig; es lebt in Köpfen und Handgriffen. Was unsichtbar ist, lässt sich nicht verbessern und erst recht nicht einkaufen. Und sichtbar ist davon nur ein Bruchteil:
Sichtbar vs. verborgenfig.3
Was kostet Sie der Status quo, pro Jahr?
Fünf Fragen, eine Minute. Danach wissen Sie, was der Verwaltungsaufwand Ihren Betrieb im Jahr kostet und wie viel davon ein System zurückholt.
Potenzial-Check
schritt 1 / 5
Branche
In welchem Bereich arbeiten Sie?
Damit wir mit den passenden Vergleichswerten rechnen.
Team
Wie viele Personen arbeiten in Büro und Projekt?
Alle, die regelmäßig mit Vorgängen, Dokumenten oder Zahlen zu tun haben.
Aufwand
Wie viel Zeit geht pro Person und Woche für Verwaltung drauf?
Suchen, Übertragen, Dokumente bauen, Nachfragen, Abstimmen.
Stundensatz
Womit kalkulieren Sie eine Arbeitsstunde?
Kalkulatorisch, also inklusive Nebenkosten, nicht der Nettolohn.
Werkzeuge
Womit arbeiten Sie heute hauptsächlich?
Je verteilter die Daten, desto mehr Zeit geht im Übertragen verloren.
Ihr Ergebnis
So viel bindet die Verwaltung bei Ihnen im Jahr.
Potenzial pro Jahr0 €
Zeit zurück pro Jahr0 h
Modellrechnung auf Basis Ihrer Angaben, gerechnet mit 46 Arbeitswochen. Keine Zusage, sondern eine Größenordnung. Im Analysegespräch rechnen wir es an Ihren echten Zahlen nach.
Wir ergänzen kein weiteres Tool. Wir bauen das Fundament.
Der Aufbau erfolgt in fünf aufeinander aufbauenden Schritten. Daneben sehen Sie, wie das System dabei zusammenwächst.
Schritt 1
Prozesse sichtbar machen
Zu Beginn nehmen wir gemeinsam auf, wie der Betrieb im Alltag arbeitet: welche Schritte ein Vorgang durchläuft, wer beteiligt ist, wo Informationen entstehen und wo sie liegen. Das Ergebnis ist eine vollständige Übersicht der tatsächlichen Abläufe.
Schritt 2
Zentrale Datenbasis
Als Fundament entsteht eine zentrale Datenstruktur, die bereichsweise aufgebaut wird. Sie schafft die Voraussetzung dafür, dass Kontakte, Projekte, Aufgaben, Dokumente, Fristen, Zeiten und Kosten an einer Stelle zusammenlaufen, statt verteilt in einzelnen Tools zu liegen. Auf Wunsch wird das System auf einem eigenen Server des Betriebs oder in einem deutschen Rechenzentrum betrieben, die Datenhoheit bleibt damit vollständig bei Ihnen. Die Übernahme der bestehenden Daten erfolgt im Anschluss, sobald das System steht.
Schritt 3
Auf Ihren Betrieb zuschneiden
Das System wird modular an die aufgenommenen Abläufe angepasst, eingerichtet werden nur die Bereiche, die der Betrieb tatsächlich benötigt. Darüber hinaus gibt es Abläufe, die es so nur in Ihrem Betrieb gibt: eigene Berechnungen, Prüf- und Freigabeschritte oder branchenspezifische Verfahren, für die es keine fertige Software gibt. Auch diese werden als individuelle Funktionen direkt im System abgebildet, statt sie weiterhin in Excel oder von Hand abzuwickeln.
Schritt 4
Automatisieren und verbinden
Wiederkehrende Abläufe werden automatisiert und miteinander verknüpft. Dokumente wie Angebote, Berichte und Rechnungen entstehen aus den vorhandenen Daten; abgeschlossene Schritte lösen den jeweils nächsten aus, etwa die Rechnungsstellung nach Abschluss einer Phase.
Schritt 5
Mit KI ergänzen und mitwachsen
Auf der fertigen Datenbasis lassen sich KI-Funktionen ergänzen, von der Vorformulierung von Texten und dem Strukturieren von Informationen bis zu KI-Agenten, die wiederkehrende Aufgaben eigenständig übernehmen: eingehende Dokumente auswerten und einsortieren, Entwürfe erstellen, Daten prüfen oder Anfragen vorbereiten. Die Einbindung erfolgt DSGVO-konform über kontrollierte Geschäftstarife bei deutschen KI-Anbietern (z. B. DeutschlandGPT, meinGPT) mit EU-Hosting, sodass die Daten im Betrieb bleiben. Weil das System modular ist, lässt es sich jederzeit um weitere Bereiche, Funktionen und Nutzer erweitern.
Ergebnis
Ihr funktionierendes Betriebssystem
Am Ende steht ein System, in dem die zentralen Bereiche des Betriebs zusammenlaufen: Angebote, Projekte, Zeiten, Dokumente und Zahlen an einem Ort. Das Ergebnis sehen Sie daneben.
ihr system · aufbau
schritt 1 / 5
angebote
projekte
zeiten
dokumente
rechnungen
berichte
Bewährte Werkzeuge, zu einem System verbunden.
Fahren Sie über ein Werkzeug oder tippen Sie es an, um zu sehen, wofür es steht.
Ein System aus klar geschnittenen Modulen.
Wählen Sie ein Modul und sehen Sie die wichtigsten Funktionen. Sie bekommen genau die Bereiche, die Ihr Betrieb braucht, kein Modul zu viel, keins zu wenig.
Stammdaten & CRM
Kontakte, Firmen und Projektbeteiligte zentral verwalten, als Grundlage für alle weiteren Module.
- KontaktverwaltungFirmen und Ansprechpartner mit Rollen, Vereinbarungen und Projektrelationen sauber dokumentieren.
- ProjektzuordnungJeder Kontakt wird automatisch den relevanten Projekten zugewiesen, für volle Nachvollziehbarkeit.
- DokumentenablagePläne, Protokolle und Nachweise versioniert ablegen und im Projektkontext verknüpfen.
- MitarbeiterverwaltungRollen, Qualifikationen und Verfügbarkeiten zentral steuern, für Einsatzplanung und Compliance.
Bauprojektmanagement
Die digitale Projektakte bündelt alle Informationen, Termine und Dokumente eines Bauvorhabens an einem Ort.
- Digitale ProjektakteAlle Dokumente, Kosten, Beteiligte und Termine strukturiert und auswertbar in einer Ansicht.
- Digitales BautagebuchTagesberichte mit Fotos, Wetterdaten, Personal und Leistungsständen, direkt vor Ort erfassen.
- Aufgaben & FristenProjektbezogene Aufgaben mit Deadlines, Wiedervorlagen und Verantwortlichkeiten managen.
- Mängel- & PlanmanagementMängel in aktuellen Planständen verorten, nachverfolgen und bis zur Freimeldung dokumentieren.
Gutachten & Berichte
KI-gestützte Erstellung von Gutachten und Berichten, von der Beweissicherung bis zum fertigen PDF.
- KI-TexterstellungIntelligente Textbausteine und KI-gestützte Formulierungshilfen für effiziente Gutachtenerstellung.
- BeweissicherungMängel und Schäden strukturiert erfassen, mit Fotos, Lageplan-Verortung und Zeitstempel.
- SchadensbewertungKostenermittlung und Instandsetzungskosten direkt im System kalkulieren.
- PDF-ExportFertige Gutachten als professionelles PDF generieren, mit Deckblatt, Inhaltsverzeichnis und Foto-Anhang.
Faktura & HOAI
Angebote, Rechnungen und Honorarberechnungen nach HOAI und JVEG, alles aus einem System.
- Angebots- & RechnungserstellungAngebote, Abschlags- und Schlussrechnungen per Klick generieren, inkl. E-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD).
- HOAI-KalkulationLeistungsphasen, anrechenbare Kosten und Honorarzonen direkt im System berechnen.
- JVEG-AbrechnungGerichtsgutachten nach JVEG-Sätzen abrechnen: Stunden, Fahrtkosten und Auslagen automatisch berechnet.
- NachtragsmanagementNachträge erfassen, bewerten und den Genehmigungsstatus projektbezogen nachverfolgen.
Technische Module
Spezialisierte Werkzeuge für die technische Arbeit, vom BIM-Modell bis zum fertigen Aufmaß.
- GAEB Import/ExportLeistungsverzeichnisse im GAEB-Format (X83/X84) einlesen, kalkulieren und als Angebot abgeben.
- BIM Viewer3D-Gebäudemodelle direkt in Ninox visualisieren, für Koordination und Projektbesprechungen.
- FotoaufmaßFoto-basierte Flächen- und Massenermittlung mit automatischer Vermassung.
- GrundrisserstellungGrundrisse digital erfassen und mit Flächenberechnungen nach DIN 277 verknüpfen.
Controlling & Auswertung
Kosten, Zeiten und Projektfortschritt im Blick, mit Dashboards und automatisierten Auswertungen.
- Dashboards & KPIsUmsatz, offene Projekte, Auslastung und Zahlungsstatus auf einen Blick.
- ZeiterfassungProjektbezogene Stundenerfassung mit automatischer Zuordnung zu Leistungsphasen oder Kostenstellen.
- KostenübersichtSoll-Ist-Vergleiche, Budgetkontrolle und Kostenprognosen je Projekt.
- RapportzettelStundenlohnarbeiten, Material und Geräte digital erfassen und direkt verrechnen.
Dasselbe System, auf Ihre Branche zugeschnitten.
Ob Gutachter, Ingenieur, Handwerk oder Flächenmanagement: der gleiche Kern, jeweils auf die tatsächlichen Abläufe zugeschnitten. So sieht das in der Praxis aus.
Gutachter
KI-gestützte Gutachtenerstellung
Gutachten entstehen aus einer zentralen Projektakte mit klarer Prozesslogik: Ortstermine, Fotos, Grundriss-Verortungen und Bewertungsgrundlagen werden einmal erfasst und abschnittsweise per KI zu projektbezogenen Texten verarbeitet, DSGVO-konform über deutsche KI-Anbieter.
✓1x erfassen, automatisch verwerten, statt Copy/Paste in Word
Ingenieur
Honorar, Projekte und Baustelle im Griff
Zentrales Projekt-Cockpit für Ingenieurbüros: HOAI-Honorarermittlung, Nachtragsdokumentation und Stundenkontrolle je Leistungsphase. Dazu digitales Bautagebuch, mobile Mängelerfassung mit Verortung in aktuellen Planständen und automatisierte Rechnungsstellung.
✓Honorare, Kosten und LPH 1 bis 9 in einer zentralen Projektakte
Handwerker
Betriebssystem für Handwerksbetrieb
Zentrales System für den gesamten Betriebsablauf: von der Ausschreibung über GAEB-Import und Fotoaufmaß bis zur fertigen Rechnung. Rapportzettel, Materialwirtschaft und Zeiterfassung digital erfasst, im Büro und auf der Baustelle.
✓Vom Angebot bis zur Schlussrechnung in einem System
Flächenmanagement
Flächenmanagement & Verortung
Liegenschaften, Ebenen und Flächen in einer zentralen Struktur verwalten, mit visueller Verortung im Grundriss. Flächen werden direkt im Plan markiert, Belegungen dokumentiert und Nutzungen über Kartenansicht und Filterfunktionen schnell erfasst.
✓Eindeutige Datenbasis statt verteilte Infos in E-Mails und Tabellen
Drei Branchen. Ein Mechanismus.
Ob Gutachterbüro, Handwerksbetrieb oder Ingenieurbüro, die Branche war nie das Kriterium. Entscheidend war, wie diese Betriebe gearbeitet haben: projektgetrieben, dokumentenlastig, Excel als Rückgrat.
Berichtserstellung von vier Stunden auf unter 90 Minuten: Stammdaten, Fotos und Textbausteine fließen direkt ins Dokument, statt per Copy/Paste aus fünf Quellen.
Kein vergessener Nachtrag mehr: Jede Zusatzleistung wird direkt am Objekt erfasst und landet automatisch in der Schlussrechnung, statt auf einem Zettel im Transporter.
Projektstatus ohne Herumfragen: Auslastung, Fristen und offene Posten liegen auf einem Dashboard, statt in fünf Köpfen und drei Excel-Listen.
Die ehrlichen Antworten, vorab.
8.1Was kostet ein digitales Betriebssystem?
Das hängt vom Umfang ab. Wir arbeiten in klar geschnittenen Stufen mit Festpreis pro Stufe, Sie wissen vor jedem Schritt, was er kostet und was er liefert. Im Analysegespräch bekommen Sie eine ehrliche Einschätzung, ob und ab wann sich das für Ihre Betriebsgröße rechnet.
8.2Wie lange dauert die Einführung?
Die erste arbeitsfähige Stufe steht in der Regel nach wenigen Wochen, nicht Monaten. Danach wächst das System in Etappen weiter, während Sie bereits damit arbeiten.
8.3Wir haben keine Zeit für ein IT-Projekt.
Genau deshalb beginnt es nicht mit Technik, sondern mit strukturierten Terminen zur Prozessaufnahme. Den Rest bauen wir, Ihr Tagesgeschäft läuft währenddessen normal weiter.
8.4Was passiert mit unseren bestehenden Daten?
Excel-Listen, Kontakte und Dokumente werden strukturiert übernommen. Das Aufräumen und Zusammenführen ist Teil der Einführung, nicht Ihre Hausaufgabe.
8.5Ist das DSGVO-konform, auch mit KI?
Ja. Wir setzen bevorzugt deutsche KI-Anbieter ein (z. B. DeutschlandGPT, meinGPT) mit Hosting in der EU, schließen Auftragsverarbeitungsverträge mit allen eingesetzten Diensten und regeln Rollen und Rechte im System selbst. KI-Funktionen laufen kontrolliert über Geschäftstarife, Ihr Know-how wird nicht zu Trainingsdaten und nicht willkürlich weitergegeben.
8.6Und wenn wir wachsen oder sich Abläufe ändern?
Dann wächst das System mit: Module dazuschalten, Rechte erweitern, Prozesse anpassen, ohne Systemwechsel. Das ist der Kern des modularen Ansatzes.
Sie wissen, mit wem Sie arbeiten.
Hinter digitalentlastet stehen zwei feste Ansprechpartner, keine wechselnden Berater, kein Callcenter, keine ausgelagerte Entwicklung. Wir analysieren Ihre Abläufe, bauen Ihr System selbst und betreuen es auch nach dem Start persönlich weiter. So haben Sie für jede Frage ein Gesicht, das Ihren Betrieb kennt.
Kay Siegel
Gründer
Als Gründer verantwortet Kay das Herzstück: die zentrale Plattform, in der Projekte, Dokumente, Zeiten und Abläufe zusammenlaufen. Er nimmt Ihre Prozesse auf und bildet sie so ab, wie Ihr Betrieb wirklich arbeitet, statt Sie in ein Standardtool zu zwängen. Dokumente entstehen automatisch aus Ihren Daten, jede Information nur einmal erfasst, eine Lösung, die exakt zu Ihrer Arbeitsweise passt und täglich Zeit spart.
kay.siegel@digitalentlastet.de
Timo Schild
Geschäftsführer
Als Geschäftsführer verbindet Timo Ihre Werkzeuge zu einem reibungslosen Ganzen und automatisiert wiederkehrende Abläufe, bevor sie zur Handarbeit werden. Künstliche Intelligenz setzt er gezielt und DSGVO-konform dort ein, wo sie echte Routine abnimmt, nie als Selbstzweck. So bleibt im Alltag mehr Zeit für das, worauf es ankommt: Ihre Kunden und Ihre Projekte.
timo.schild@digitalentlastet.deSprechen wir über Ihren Betrieb
Schildern Sie uns in wenigen Feldern, worum es geht. Wir schauen gemeinsam auf Ihre Abläufe und sagen Ihnen ehrlich, ob und wo sich ein System für Sie lohnt — kostenfrei, rund 30 Minuten, ohne Verkaufsdruck. In der Regel melden wir uns innerhalb von 24 Stunden.
Telefon
Wo drückt es am meisten?