Dein Betrieb auf einem Blatt
Wir nehmen auf, welche Schritte ein Vorgang durchläuft und wer beteiligt ist. Am Ende steht eine Übersicht deiner tatsächlichen Abläufe.
Nachhaltige Digitalisierung für Betriebe in Mittelfranken
Dein Betrieb läuft auf Zetteln, Mails und Excel. Das kostet.
Du bist Fachexperte, kein Verwalter. Wir bauen dir das System, das dir den Bürokram abnimmt.
- Schluss mit Abenden, an denen du Wordvorlagen formatierst statt Feierabend zu machen.
- Angebote, Berichte und Rechnungen auf Knopfdruck aus deinen Daten: 60 % schneller.
- Auftragsstände aus dem System abrufen, nicht aus den Köpfen deiner Mitarbeiter.
- Ein System statt fünf Programme, die nichts voneinander wissen.
Es liegt nicht an dir…
Es liegt nicht an dir, dass dir nie jemand gezeigt hat, wie man einen Betrieb so aufstellt, dass er auch ohne dich läuft.
Wie das Wissen aus den Köpfen ins System kommt statt in Zettel, Mails und Excel. Oder wie Angebote und Rechnungen aus deinen Daten entstehen, statt abends zusammengesucht zu werden.
Woher auch? Du hast Jahre in Ausbildung und Erfahrung gesteckt. In dein Fach. Nicht in Prozessarchitektur.
Und wahrscheinlich hast du längst überlegt, das endlich sauber aufzustellen. Vielleicht sogar mit KI. Aber genau die Zeit dafür frisst dir das Tagesgeschäft jeden Tag weg.
- Die Abende, an denen die anderen längst zu Hause sind
- Der Überblick, der fehlt, obwohl alle arbeiten
- Die eine Kollegin, in deren Kopf der halbe Betrieb steckt
- Aufträge, die durchrutschen, bis der Kunde anruft
- Die Frage, was der Betrieb ohne dich wert ist
Du bist damit nicht allein. Fast jeder Betrieb, mit dem wir zum ersten Mal sprechen, steht genau an diesem Punkt.
Du suchst kein weiteres Programm. Du suchst das Gefühl, dass dein Betrieb läuft, auch wenn du mal drei Tage nicht hinschaust.
Du musst dich mit der Technik nicht herumschlagen. Das ist unser Job.
Warum es bei dir nicht funktioniert.
Drei Anläufe kennst du wahrscheinlich selbst:
Das große ERP-System. „Zu teuer, zu komplex, zu sperrig.“
Stimmt. Was für Konzerne gebaut wurde, erschlägt einen Betrieb mit 3 bis 30 Leuten. Das spricht nicht gegen ein System. Nur gegen die falsche Größenklasse.
Das günstige Branchentool. „Nach drei Wochen war es wieder weg.“
Auch das stimmt. Standardsoftware bildet den Durchschnittsbetrieb ab. Deiner ist es nicht: Also verbiegst du deine Abläufe, bis sie ins Programm passen.
ChatGPT im Abo. „Das ist doch schon Digitalisierung.“
Ein Chatfenster ist kein System. Es kennt deinen Betrieb nicht. Es erfindet Zahlen und Quellen, selbstbewusst und falsch. Und du merkst es erst, wenn es im Angebot beim Kunden steht.
Drei Anläufe, dreimal dasselbe Ergebnis. Der Fehler lag aber nicht bei den Programmen. Und nicht an dir.
Du hast kein Software-Problem. Du hast ein Prozess-Problem.
Du hast ein Werkzeug gesucht für einen Ablauf, der nirgends beschrieben ist. Wer macht was, wann, in welcher Reihenfolge? Das steht in keinem Ordner. Es steckt in Köpfen und eingeübten Handgriffen. Und was unsichtbar ist, kannst du nicht verbessern. Und erst recht nicht einkaufen.
Ob dein Betrieb genau da steht? Drei Fragen, eine Minute.
Wie lange dauert es, bis du weißt, wie weit ein Auftrag gerade ist?
Wenn die Antwort „ich frag mal nach“ lautet, liegt der Stand nicht im Betrieb. Sondern bei einer Person.
Was steht still, wenn die Person ausfällt, die am meisten weiß?
Urlaub, Krankschreibung, Kündigung: Jedes Mal steht ein Stück deines Betriebs mit still.
Wie oft tippt ihr dieselbe Angabe ein zweites Mal ein?
Dieselbe Adresse steht im Angebot, in der Rechnung und in der Excel-Liste. Dreimal getippt heißt dreimal die Chance auf einen Fehler.
Wer hier dreimal zögert, hat kein Personalproblem. Sondern ein Prozess-Problem.
Was unsichtbar ist, kostet trotzdem. Vergessene Nachträge, zu spät gestellte Rechnungen, Honorar, das nie abgerechnet wird: Bei einem Betrieb mit 3 bis 30 Leuten kommen so schnell 10.000 bis 50.000 Euro im Jahr zusammen. Geld, das auf dem Tisch lag. Es hat nur nie jemand eingesammelt.
Digitalisierung beginnt nicht mit Software. Sie beginnt mit dem Bewusstsein für die eigenen Prozesse.
Genau deshalb beginnt bei uns kein Projekt mit einem Programm. Zuerst machen wir deine Abläufe sichtbar, so wie sie im Alltag wirklich laufen, nicht wie sie auf dem Papier stehen.
Erst dann bauen wir das System, das sich nach deinem Betrieb richtet. Erst das Fundament, dann die Technik. Nicht umgekehrt.
Wie du endlich richtig digitalisierst.
Drei Schritte, jeder mit klarem Ergebnis. Kein monatelanges Projekt, bevor irgendetwas besser wird: Wir bauen in Stufen, und jede Stufe ist für sich nutzbar.
Schritt 1
Fundament schaffen
Bevor irgendeine Software ins Spiel kommt, halten wir fest, wie dein Betrieb wirklich arbeitet.
Ein Ort statt fünf Programme
Projekte, Dokumente, Fristen, Zeiten und Kosten laufen an einer Stelle zusammen. Einmal erfasst, überall da.
Die Daten bleiben bei dir
Auf Wunsch läuft das System auf einem eigenen Server oder in einem deutschen Rechenzentrum.
Schritt 2
Auf deinen Betrieb zuschneiden
Eingerichtet wird nur, was dein Betrieb wirklich braucht, dafür aber genau so, wie ihr arbeitet.
Nur die Bereiche, die du brauchst
Das System wird modular an die aufgenommenen Abläufe angepasst. Kein Modul zu viel, keins zu wenig.
Dein Rechenweg statt Standard
Eigene Berechnungen, Prüf- und Freigabeschritte, für die es keine fertige Software gibt, bildet das System direkt ab. Statt weiter in Excel.
Deine alten Daten ziehen um
Bestehende Daten aus Excel, Ordnern und Mails übernehmen wir, sobald das System steht. Deine Leute weisen wir ein.
Schritt 3
Automatisieren und mitwachsen
Jetzt übernimmt das System die Fleißarbeit. Später kommen weitere Bereiche dazu, ohne dass etwas von vorn beginnt.
Rechnungen auf Knopfdruck
Angebote, Berichte und Rechnungen entstehen aus vorhandenen Daten. Kein Formatieren, kein Zusammensuchen.
Der nächste Schritt startet allein
Ist eine Phase abgeschlossen, geht die Rechnung raus. Fristen laufen mit, statt vergessen zu werden.
KI schreibt vor, du entscheidest
Texte vorformulieren, Informationen strukturieren, Routine übernehmen. DSGVO-konform über deutsche Anbieter mit EU-Hosting.
Ein Blick zur Fallstudie.
Ein Blick in ein laufendes Kundenprojekt, Stand heute.
Magnat Bauelemente GmbH
Fachhandel und Montage für Fenster und Türen
Fünf Abteilungen arbeiten im selben System, vom Vertrieb bis zum Kundendienst
Mails werden automatisch zu Vorgängen mit Zuständigkeit und Frist
Montageplanung im Wochenraster statt gewachsener Excel
Abnahme mit Unterschrift direkt auf dem Monteur-Gerät
Rapportzettel und Formulare fertig befüllt auf Knopfdruck
KI fasst Vorgänge zusammen und beantwortet Fragen zum Projekt
Läuft auf firmeneigenem Server, die Daten bleiben im Haus
Problem
Anfragen, Reklamationen und Rückfragen verteilten sich auf mehrere Postfächer und wanderten per Weiterleitung und Zuruf durchs Haus. Die Montageplanung lebte in einer gewachsenen Excel-Tabelle. Monteure brachten Rapportzettel auf Papier mit, das Büro übertrug sie von Hand, Abnahmen und Formulare wurden einzeln ausgefüllt. Wer den Stand eines Auftrags wissen wollte, musste nachfragen. Und ob ein Angebot liegen blieb, merkte niemand.
Ziel
Ein System für den ganzen Weg eines Auftrags, von der ersten Mail bis zur unterschriebenen Abnahme. Jede Anfrage wird ein Vorgang mit Zuständigkeit und Frist, nichts bleibt unbemerkt liegen. Die Excel wird abgelöst, die Monteure arbeiten ohne Papier, Formulare füllen sich aus den Projektdaten von selbst. Die Führung sieht Umsatz und Auslastung live statt auf Zuruf. Und die Daten bleiben auf dem eigenen Server im Haus.
Lösung
Eingehende Mails werden automatisch zu Vorgängen und durchlaufen dieselben Stationen wie im Betrieb, Überfälliges meldet sich von selbst bei der richtigen Stelle. Ein Planungsboard ersetzt die Excel: Monteure, Teams, Fahrzeuge und Kran im Wochenraster, Konflikte sofort sichtbar. Der Monteur erfasst den Rapport auf dem Gerät, der Kunde unterschreibt die Abnahme direkt auf dem Bildschirm. Rapportzettel und Formulare kommen fertig befüllt heraus, im gewohnten Format der Buchhaltung. Und eine KI fasst auf Wunsch den Schriftverkehr eines Vorgangs zusammen.
Messwerte aus umgesetzten Projekten
60 %
schnellere Dokumente
+15 %
mehr Honorar
70 %
schnellere Angebote
Werte aus abgeschlossenen Projekten. Was bei dir möglich ist, hängt von deinen Abläufen ab. Das schätzen wir im Erstgespräch ein, statt es hier zu versprechen.
Überzeuge dich selbst. Ganz unverbindlich.
Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir gemeinsam auf deinen Betrieb: Angebote und Rechnungen, Zettel und Excel, doppelte Erfassung, Abläufe, die nur in Köpfen existieren. Genauso gern sprechen wir über das, was gerade konkret bei dir ansteht. Es melden sich immer die beiden, die dein System auch bauen.
Kay Siegel
Gründer
Nimmt deine Abläufe auf und baut die Plattform, in der Projekte, Dokumente und Zeiten zusammenlaufen. Er bildet ab, wie ihr arbeitet, statt euch in ein fertiges Werkzeug zu drängen.
Timo Schild
Geschäftsführer
Kümmert sich darum, dass eure Programme miteinander reden und wiederkehrende Abläufe von allein weiterlaufen. KI nur da, wo sie echte Routine abnimmt.
Mach heute den ersten Schritt.
Kostenloses Erstgespräch sichernDie Antworten, die du vielleicht jetzt brauchst, um weiter zu machen.
Wir beantworten sie lieber hier als erst im Gespräch. Dann weißt du vorher, worauf du dich einlässt.
Was kostet mich das?
Das hängt vom Umfang ab, deshalb steht hier keine Zahl, die für deinen Betrieb ohnehin falsch wäre. Wir arbeiten in klar geschnittenen Stufen mit Festpreis pro Stufe. Du weißt vor jedem Schritt, was er kostet und was er dir bringt, und entscheidest nach jeder Stufe neu.
Ehrlich dazu: Das ist eine Investition in deinen Betrieb, kein Abo für ein paar Euro im Monat. Ob und ab wann sich das für deine Betriebsgröße rechnet, sagen wir dir im Erstgespräch. Auch dann, wenn die Antwort nein lautet.
Wir haben keine Zeit für ein IT-Projekt.
Deshalb fängt es nicht mit Technik an, sondern damit, dass wir zuhören. Dein Anteil sind die Termine zur Aufnahme, ein paar Rückfragen zwischendurch und am Ende eine kurze Einweisung.
Aufbau, Datenpflege und Technik laufen bei uns. Dein Tagesgeschäft geht währenddessen normal weiter, es gibt keinen Stichtag, an dem plötzlich alles anders ist.
Was passiert mit unseren bestehenden Daten?
Die kommen mit. Excel-Listen, Kontakte, Dokumente und gewachsene Ordnerstrukturen werden strukturiert übernommen. Das Aufräumen und Zusammenführen ist Teil unserer Arbeit, nicht deine Hausaufgabe.
Nichts wird gelöscht, solange du nicht ausdrücklich zustimmst. Deine alten Dateien bleiben, bis du sicher bist, dass alles sitzt.
Ist das datenschutzkonform, auch mit KI?
Ja. Wir schließen Auftragsverarbeitungsverträge mit allen eingesetzten Diensten und regeln Rollen und Rechte im System selbst, damit nicht jeder alles sieht.
Wo KI im Spiel ist, setzen wir bevorzugt auf deutsche Anbieter mit Hosting in der EU und auf kontrollierte Geschäftstarife. Dein Wissen wird nicht zu Trainingsdaten für fremde Modelle.
Sichere dir jetzt dein kostenloses Erstgespräch.
Trag dich unten ein. Danach melden wir uns persönlich bei dir und finden einen Termin: Es meldet sich Kay oder Timo bei dir.
Telefon
Wo drückt es am meisten?